Altüst Olmaktan mı Korkuyorsun? Esneklik için Organize Olmak

altu%cc%88stolmak1

Yeni kitabım “İş Başında Oyun”(Geçici İsim) için araştırma yaparken, orta çağlarda krallıkların nasıl çalıştığı ile ilgili bu resme rastladım. Aslında bu resim organizasyonların (ve ülkelerin) halen nasıl işlediğine de bir göstergedir. Piramitlerin katı yapılar olduğu yerlerde, bu yapılar yüzyıllar boyunca yaşayabilir ki organizasyon yapıları için ideal olandan haylice uzak bir durumdur bu. Bazı nedenlerden ötürü geçmiş yüzyıllar hatta son yıllarda bile, piramit yapılarına alternatif yöntemler bulunamamıştır.

Piramit yapıya farklı bir yapı bulunamamasının başlıca sebeplerinden birisi, aşılması gereken içsel engellerdir. Araştırma sırasında keşfettiğim en egemen engeller:

1) Organizasyonel Yapı

2) Sistem/Yazılım

3) Değişim için destek eksiği (gerek yöneticiler, gerekse çalışanlar), bu durum çoğu zaman şirket kültürünün sert idaresinden kayaklanır.

Organizasyonel yapı değişimini sağlamak neden zordur? Çünkü çoğu örnekte mevcut yapı katı kurallar, yazılımlar ve sistemler ( Uygunluk kuralları, yasal kurallar, şirket kuralları ve KPI’lar) olarak algılanıyor.  Eğer kurum kültürü izin vermez ise değişimin hiç bir zaman gerçekleşmeyeceğini söyleyebiliriz.

Oyunlar ve oyun mekaniklerinden ilham alarak; organizasyonların devamlı olarak değişimde bulunmalarına yardım edecek yeni bir yapı buldum.

Bu, amacı dört farklı seviyede tanımlamak ile başlıyor.

1) Amaç veya misyon, bütün organizasyon ile ilgilidir.

2) Hedef bir birim veya departman ile ilgilidir.

3) Alt hedefler bireysel olarak yönetici ekibi ile ilgilidir.

4) Meydan okumalar ise çalışanlar ile ilgilidir.

Çoğunlukla farklı departmanların farklı KPI’lara sahip olduğunu görürüz. Eğer bu farklılığı organizasyonunuzda yaratır ve departmanları farklı KPI’lar için sorumlu tutarsanız, departmanlar hiç bir zaman beraber çalışmazlar ve kendi hedef, amaç ve meydan okumalarında yalnız bırakılmış olurlar. Eğer bütün departmanları aynı veya benzer amaç için sorumlu yaparsanız, yüksek olasılıkla birbirlerine yardımda bulunacaklardır.

Reklamcılık yıllarım süresince, bir çok özel marka ve ürün için markanın değeri ve konumlamasını açıklayan “marka kimliği” ürettik. Tabi ki bu, şirketin amacı ( veya misyonu) olarak da açıklanabilir. Asla yapmadığımız şey ise marka değerlerinin ve ana hedefin bireysel departman ve çalışanlarla nasıl alakalı olabileceğini açıklamak oldu.  Hayatta insanları motive eden şey amaçtır, bazen merak ile beslenirler ve daha fazlasını arzularlar…(daha iyi, daha hızlı, daha güçlü olmak)

altu%cc%88stolmak2

Organizasyon amacını; hedefler, alt hedefler ve meydan okumalar ile sıralayabilmek göz önüne alınacak olunursa, uzun süre yaşayacak organizasyonlar inşa etmek için, piramitler mükemmel yapılardır. Bunun yanında, meydan okumaların üstesinden gelebilmek, belirlenen hedef ve alt hedeflere erişmek için de piramitler berbat yapılardır. Özellikle içinde yaşadığımız dijital çağda, internet ve uluslararası ölçekli ekonomi, kuruluşların daha çevik, yalın ve yeni düzenlemelere uyum sağlayacak esneklikte olmasına ihtiyaç duymasını sağlıyor. Peki, esneklik için nasıl organize olabilirsin?

Oyunlardan ilham alarak organizasyonlarda devrim yaratabilecek gelişimler buldum ve bu gelişimler organizasyonların dağılmasına karşı koyacaktır. Hiyerarşik bir düzen içerisinde çalışmak yerine, yöneticiler ( ve çalışanlar ) piramidin içerisindeki amacı destekleyecek süreçler etrafında çalışmalıdır. Yani, esnekliği organize etmek için, şirketler hiyerarşik/piramit yapısından, sürece yönlendirilmiş yapılara doğru değişim geçirmelidir. Aşağıda satış süreci ile ilgili verdiğim bir örneği görebilirsiniz.

altu%cc%88stolmak3

Bir CEO mutlu müşterilere sahip olmak ister. Bu çekici bir marka kurarak gerçekleşebilir ki bu da CMO’nun işidir. Güçlü bir marka kurmak ve mutlu müşterilere sahip olmak için, şirketlerin müşteri ihtiyaçları ve müşterilerin bulunduğu yerler ile ilgili doğru bilgilere sahip olması gerekir. Eğer bunların hepsi sağlanırsa, CCO doğru ürünleri, ilgili ve doğru müşteriye, doğru zaman ve doğru yerde, doğru kanallar vasıtası ile satacaktır.

KPI’ları yukarıdan aşağıya hiyerarşik bir düzende ilişkilendirmek yerine, KPI’ları süreç olarak bağımsız ilişkiler olarak görmeye çalışmalıyız. Diğer bir deyişle, göz alıcı bir marka nasıl bilgi toplar, nasıl daha iyi ürünlere rehberlik edecek müşteri algısı yaratır ve en sonunda nasıl daha çok satış yapar? Departmanları bireysel hedefleri için ödüllendirmektense, sürece sarf ettikleri efor veya süreç üzerindeki etkilerine göre  bütün katılımcılar eşit olarak ödüllendirilebilir.