İnsan Kaynaklarında Çevikliği Destekleyin – III
Çevik çalışma sisteminin kalbi, deneysel (Empiricism) olmasıdır. Sürekli daha iyiye gidebilecek şekilde denemeler yaparak en iyiyi bulmaya çalışmaktır. Deneysel şekilde çalışırken doğru yolda ilerlenebilmesi için geri bildirim sistemi hayati önem taşımaktadır.
İnsan Kaynaklarında Çevikliği (Agile) Destekleyin – I başlıklı yazımızda çalışanları sorumluluk almaya oyunlaştırma ile nasıl teşvik edebileceğinizden bahsetmiştik. Fakat sorumluluk vermek işin sadece ilk adımı. Kişilere sorumlulukları verdikten sonra kişilerin görevlerini başarılı şekilde yerine getirebilmesi ve yetkinlik gelişimlerinin sürdürebilmesi için kişilere yardım edilmesi gerekmektedir.
İnsanların deneysel çalışma yönteminde kendilerini geliştirebilmesi için en gerekli şeylerden biri de güçlü geri bildirim sistemidir. Bir işte/sorumlulukta hata yaptığımız zaman yaptığımız hatanın geri bildirimi bize 6 ay veya 1 yıl sonra verilirse, verilen geri bildirimin bizim için pek değeri kalmaz çünkü yapılan hata unutulmuş olur ve verilen geri bildirimin de yeterli olma ihtimali düşer.
Yapılan birçok araştırmaya göre şirketlerde yaşanan bağlılık (engagement) eksikliğinin sebeplerinden biri de çalışanların yöneticilerinden yeterli şekilde geri bildirim alamamasıdır. Geri bildirim eksikliğinden dolayı oluşabilecek engagement eksikliği bir süre sonra Agile dönüşümün önünde insanların direnç oluşturmasına sebep olabilir. Bu yüzden başarılı geri bildirim sistemleri Agile dönüşüm için de hayati önem taşımaktadır.
Geri Bildirim
İlk olarak başarılı geri bildirim sistemini kurmanızdan önce sağlıklı bir geri bildirimin ne olduğunu kısaca tanımlamakta fayda var. Öncelikle geri bildirim sadece hata yapıldığı zaman değil başarılı bir iş çıktısı sonucunda da verilebilir. Türkiye’de genelde geri bildirim sadece hatalardan sonra söylenmesi gereken sözler gibi düşünülmektedir.
Sağlıklı geri bildirim anlıktır. Yapılan olumlu veya olumsuz davranışlardan sonra hızlı şekilde verilmelidir.
Açık ve şeffaftır, hangi davranışa/duruma karşı verildiği net şekilde anlaşılır olmalıdır.
Geri bildirim yeterli miktardadır. Sadece yapılan davranış/durum üzerinde durulur. İleride yapılabilecek veya geçmişte yapılmış davranışlar üzerine geri bildirim vererek kafa karışıklığı oluşturulmamalıdır.
Sağlıklı bir geri bildirim sistemi oluşturabilmek için ilk aşamada bu bilgiler yeterli olacaktır diye düşünüyorum. Geri bildirim konusunda başarılı kişiler olmak uzun ve zorlu bir süreçtir. Fakat bu sürece küçük adımlarla başlayarak hem kendimizin hem de takımımızın gelişmesine yardımcı olabiliriz.
Olumlu Geri Bildirim (Övme)
Başarılı bir geri bildirim sistemini kurabilmek için ilk adım olarak olumlu geri bildirim vermekten başlayabilirsiniz. Yapılan işin ne kadar başarılı olduğunu/işin beğenildiğini göstermek her zaman insanları motive etmiştir. Günümüzde sosyal medya bağımlılığının en büyük sebeplerinden biri de budur. Instagram’da fotoğraf paylaştığınız zaman alınan olumlu geri bildirimler (likelar) bizi mutlu eder ve daha fazla olumlu geri bildirim almak için Instagram hesabımıza yatırım yapar, fotoğraf yükleriz.
Olumlu geri bildirim vermek için dijital geri bildirim kartları tasarlayabilirsiniz. Yapılan işin ne kadar beğenildiği/başarılı olduğunu kişilere gönderebileceğiniz olumlu geri bildirim kartları ile basit şekilde belirtebilirsiniz. Kartlar fikrin/işin ne kadar beğenildiğini de gösterebilir ya da nasıl destek olunabileceğini belirten kartlar da olabilir. Olumlu dijital geri bildirim kartları için fikir vermesi adına aşağıdaki görselden ya da kudos kartlarından yararlanabilirsiniz.
Çalışma kültürünüzde olumlu geri bildirim vermeyi teşvik edip geri bildirim verme alışkanlığının oluşmasını başlatabilirsiniz. Böylelikle olumsuz durumlar karşısında da geri bildirim verilmesi adına küçük adımlar atmaya başlayabilirsiniz.
Not: Burada geri bildirim verilmesi sadece yöneticiyi/Agile koçu/Scrum Master’ı değil, çalışanların/takımın birbirlerine geri bildirim vermesini de kapsamaktadır.
Yapıcı Geri Bildirim
Yapılan hatalar için de geri bildirim mekanizması oluşturmak adına dijital yapıcı geri bildirim kartları tasarlayabilirsiniz. Bunun için ilk başta organizasyonda en çok yapılan hataları belirleyip en çok ihtiyaç duyulan yapıcı geri bildirimler ile ilgili olarak kartlar tasarlayabilirsiniz.
Olumsuz durumlar karşısında geri bildirim vermenin en zor yani doğru kelimeleri seçerek karşınızdaki kişinin kırılmasının önüne geçmektir. Bu yüzden oluşabilecek kırgınlıkların önüne geçmek için belirli kalıplar kullanmak faydalı olacaktır.
Yapıcı geri bildirim kartlarını oluştururken bir uzmandan destek alarak kartların dilini doğru şekilde oluşturmanız faydalı olacaktır. Aşağı kartlar fikir vermesi için tasarlanmıştır.
Unutulmaması gerekir ki tasarlayacağınız geri bildirim kartları sadece geri bildirim vermenin ilk adımıdır. Kartların etkili olabilmesi için oluşan durumun ardından hızlı/anlık şekilde verilmesi gerekmektedir. Ek olarak kartlarda yazan geri bildirimler açık ve şeffaf şekilde olmalıdır. Ve kartlar yakın zamanda gerçekleşmiş duruma özel verilmelidir. Geçmişte veya gelecekte olabilecek durumlara karşı değil.
Kartların kullanımı konusunda farklı kurallar da koyabilirsiniz. Oluşan durumdan 2 gün sonra verilen geri bildirim kartı geçersiz sayabilirsiniz. Böylelikle geri bildirim vermeyi biraz da olsa hızlandırmaya çalışabilirsiniz.
Başarılı geri bildirim sistemi oturtmak ve organizasyonun yeterli olgun seviyesine gelmesi uzun bir süreçtir. Kurumunuzda oluşturacağınız güçlü geri bildirim sistemi ile Agile dönüşümü destekler ve dönüşümün önünde oluşabilecek dirençleri aşabilirsiniz.
Geri bildirim ve engagement ile ilgili daha fazla bilgi almak için Geri Bildirim ve Engagement başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.
Önemli Not: Pandemi sürecinde birçok şirketin uzaktan çalışmaya devam ettiği düşünülerek dijital kart önerilmiştir. Dijital kartla vermek istediğiniz geri bildirimi kişiye mail veya kullandığınız başka iletişim araçları ile gönderebilirsiniz.
Kubilay Kecin
Oyunlaştırma Tasarımcısı @BrandNewGame Turkey
Oyunlaştırma Eğitmeni @Gamification Turkey