İnsan Kaynaklarında Çevikliği Destekleyin – I
Yeni çalışma düzeni ile birlikte çevik (Agile) çalışmanın önemi arttı. Şirketler için bilinmezliğin çok fazla olduğu, öngörünün yapılamadığı zamanlarda çevik çalışma yöntemi şirketlerin bu bilinmezlikte yol almasına yardımcı oluyor.
Agile, başlangıçta her ne kadar yazılım ekipleri için çıkmış bir iş yapma yöntemi olsa da, son yıllarda çok farklı sektörlerde, çok farklı alanlarda kullanılmaya başlandı. Bu farklı alanlardaki kullanıma önemli bir örnek, son dönemde insan kaynakları departmanlarının çalışma yöntemlerini çevikleştirmesi veya şirketlerin çevikleşme sürecine yardım etmeleridir.
İnsan Kaynaklarında Çeviklik Nedir?
İnsan Kaynaklarında çeviklik, AgileHRCommunity‘e göre iki ana başlığa ayrılabilir. Bunlar; Agile for HR ve HR for Agile. Yazımızda bu başlıklardan derinlemesine bahsetmeyeceğiz. Dilerseniz Agile HR Community’nin sitesinde bu konu ile alakalı sayfaya yazının sonundaki linkten ulaşabilirsiniz.*
İnsan Kaynaklarında çeviklik ile alakalı başka bir güzel yazı olan ACM’den Mehmet Yitmen’in “Agile İnsan Kaynakları Nedir?”** başlıklı yazısına da sayfanın sonundaki linkten ulaşabilirsiniz.
Agile for HR ve HR for Agile’i kısaca açıklamak gerekirse;
Agile for HR: Agile bakış açısı (mindset), agile araçlarının ve tekniklerinin insan kaynakları süreçlerine/projelerine entegre edilmesi olarak düşünebilirsiniz. Çevik şekilde iş yapmak.
HR for Agile: Agile organizasyonlardaki veya Agile dönüşümlerdeki insan kaynakları departmanının rolü. Çevik çalışma yöntemine uygun çalışma ortamı yaratması gibi düşünebilirsiniz.
Bu yazımızda Agile HR Community’nin Agile for HR olarak adlandırdığı insan kaynaklarında Agile iş yapma dönüşümü için insan kaynakları departmanında insanların engagement’ını nasıl arttırabileceğinizden bahsedeceğiz.
Agile çalışma yöntemine geçebilmenin en önemli adımlarından biri sorumlulukların dağıtılmasıdır.* Fakat sorumluluğun dağıtılması genellikle çok kolay olmuyor veya birçok organizasyonda hiç gerçekleşmiyor.
Sorumluluğu dağıtabilmeniz için öncelikle kurum kültürünün küçük de olsa hataları kaldırabilen bir yapıda olması gerekiyor. Kurumlar genel olarak hata yapılmasını pek olumlu şekilde karşılamıyor. Genelde şirketler hataları anlayışla karşılar gibi gözükür. Ancak çalışanlar bu konuda şirketlerine pek güvenmez. Bir yaptırım uygulanacağını düşünürler.
Küçük hataların cezalandırılmadığını gösterebilmek ve insanları sorumluluk üstlenmelerine teşvik etmek/motivasyon sağlamak için basit oyunlaştırmalar kullanabilirsiniz.
Sorumluluk Puanı
Dağıtılan her sorumluluğa kendine göre bir sorumluluk puanı atayabilirsiniz. Örneğin, Scrum çerçevesini uygularken Product Backlog’ta bulunan Product Backlog Item‘lerı nasıl büyüklüklerine göre puanlıyorsanız, aynı şekilde sorumluluğunu da puanlayabilirsiniz. X işi 5 sorumluluk puanı, Y işi 15 sorumluluk puanı gibi. Sorumluluk puanı atarken dikkat etmeniz gereken nokta işleri gerçekten kolaydan zora doğru puanlandırmanızdır.
Dağıtılacak bütün işleri ve sorumlulukları puanladıktan sonra, Agile dönüşümün içerisinde yer alacak çalışanlarınıza sorumluluk puanlarının atanması gelir.
(Sorumluluk puanını çalışanların enerji çubukları olarak düşünebilirsiniz. Enerjiniz olduğu kadar sorumluluk alabilirsiniz veya enerjinizi doldurmak için yetkinliğinizi/yetkinliklerinizi geliştirebilirsiniz.)
Dönüşümün içerisindeki herkesi sürece 100 sorumluluk puanı ile başlatın. Çalışanların aldıkları sorumlulukta (iş/görev) başarısızlık yaşadığı takdirde işin sorumluluk puanı çalışanın 100 sorumluluk puanından düşün. Böylelikle dönüşüm sürecini basit şekilde oyunlaştırarak çalışan engagement’ını arttırabilirsiniz.
Yapılan hatalar sonucu sorumluluk puanı kaybedilebilirken, üstlenilen iş başarı ile tamamlandığı zaman işin/görevin sorumluluk puanı kişinin sorumluluk puanının üzerine eklenebilir. Böylelikle insanların süreçteki ilerlemelerini daha rahat takip edebileceği bir ilerleme çubuğu (progress bar) oluşturabilirsiniz.
Burada dikkat edilmesi gereken unsur, kişilerin bu sorumluluk puanı üzerinden değerlendirilmemesi/yargılanmaması gerekir ve bunu bir yarışa çevirip ödüllendirme sistemine bağlamamanız gerekir. Agile, yapısı itibari ile rekabeti değil takım oyununu destekleyen bir çalışma yöntemidir.
Sürekli Gelişim
Şirket içerisinde işin önemine göre sorumluluğu adım adım yayabilmek için sorumluluk puanından da yararlanabilirsiniz. Belirli bir sorumluluğun puanına ulaşınca açılan görevler (sorumluluklar) gibi süreci kendi içerisinde seviyelendirebilirsiniz.
Sorumluluk dağıtma ve yeni birşeyler denemenin hata kaldırabilen bir kültür içerisinde ancak başarılı olabileceğini belirtmiştik. Zaten Agile başarısını deneyselcilikten (Empiricism) alan bir çalışma yöntemidir.
Bu yüzden süreçte kişisel sorumluluk puan kayıplarının gerçekleşmesi çok normal ve doğal bir durumdur. Kişiler kendi yetkinliklerini geliştirecekleri programlara, süreçlere dahil oldukları zaman da kişilere ek olarak sorumluluk puanı verebilirsiniz. Böylelikle sürekli yetkinlik geliştirmeyi ve küçük adımlarla da olsa sorumluluk almayı Agile dönüşüm sırasında destekleyebilirsiniz.
İnsan kaynaklarında Agile dönüşümü nasıl destekleyebileceğiz ile alakalı farklı yazılar yazmaya devam etmeye çalışacağız. Umarız paylaşacağımız fikirler sizin için faydalı olur.
Yazı ile alakalı veya yazıyı uygulama aşamasında aklınıza takılan herhangi bir konu olursa aşağıdaki mail adreslerinden bize ulaşabilirsiniz.
kubilay.kecin@brandnewgametr.com
Not 1: Yukarıda bahsedilen fikir bir oyunlaştırma taslağıdır. Bu fikri alıp direkt uygulayabilir ya da kendi süreçlerinize veya kültürünüze uygun şekilde geliştirebilirsiniz. İnsan olan her süreçte yapılan tahminler genelde varsayım olarak kalmaktadır. Sorumluluk puanı da en iyi Agile şekilde uygulayabilirsiniz. Küçük denemeler ile fikrin gerçekten çalışıp çalışmayacağını test edebilirsiniz.
Oyunlaştırma ile ilgili daha fazla bilgi edinmek için Fundamentals of Gamification eğitimimize katılabilir, blog yazılarımıza göz atabilirsiniz.
*Agile HR Community
*Mehmet Yitmen – Agile İnsan Kaynakları Nedir?
https://www.acmagile.com/agile-insan-kaynaklari-nedir/
Kubilay Kecin
Oyunlaştırma Tasarımcısı ve Eğitmeni @BrandNewGame Turkey
Gönüllü @Gamification Turkey