Dijital Dönüşümde Engagement’ı Arttırın

İş dünyasının son yıllarda önem verdiği konuların başında dijital dönüşüm gelmektedir. Şirketler, dijital dönüşümlerini gerçekleştirirken iş yapış şekillerini iyileştirmek, çıktıların kalitesini arttırmak veya müşterilerine daha iyi hizmet/ürün sağlamak gibi çeşitli hedefler belirliyorlar. Dönüşüm süreçleri boyunca da hedeflerine en uygun şekilde çeşitli aksiyonlar gerçekleştiriyorlar. 

2020 yılı içerisinde yaşadığımız pandemi ile birlikte dijital dönüşümün önemi arttı. Bu süreçte birçok şirket dönüşümünü hızlandırmak zorunda kaldı. Eski iş yapış şekillerinin çoğu değişti. Artık birçok şirket dijital dünya üzerinden de işlerini başarılı ve sorunsuz bir şekilde ilerletebileceğini deneyimledi.

İnternette dijital dönüşüm ile ilgili arama yaptığınız zaman dönüşümü gerçekleştirmek için uygulayabileceğiniz birçok farklı yöntem, çerçeve veya yönergeler bulabilirsiniz. Bizim bu yazımızdaki amacımız dijital dönüşümün nasıl gerçekleştiğini anlatmak değildir. Amacımız dijital dönüşüm gerçekleşirken liderlerin/yöneticilerin dönüşüm sırasında nasıl engagement sağlayabileceği ile ilgili küçük yol gösterici bilgiler paylaşmaktır. Umarız bu bilgiler sizler için faydalı olur.

Dijital dönüşüm yöntemlerinin nerdeyse hepsinde kurum içi iletişimin ve dönüşüm liderlerinin büyük önem taşıdığını görmüşsünüzdür. Şirket içinde gerçekleşecek herhangi bir dönüşümde en önemli faktör her zaman şirket içerisindeki insanlar olmuştur. 

Şirket içi hedeflediğiniz değişimlerin başarılı şekilde gerçekleşmesi için en önemli unsur değişimden etkilenecek kişilerin (çalışanların) yeni sürece engage olmasıdır. Birçok organizasyon dijital olsun veya olmasın dönüşümlerinde bu süreci göz ardı edebiliyor. Bir süre sonra da değişimin önünde çeşitli dirençlerle karşılaşmaya başlıyor.

Liderlerin dönüşümleri başarılı şekilde yönetebilmesi için süreç içerisinde daha dirençlerle karşılaşmadan çalışan engagement’ına önem vererek, sürecin yol haritasını oluştururken çalışan engagement’ını sağlayabilecek bir şekilde planlaması gerekmektedir.

Biz uzmanlığımızı kullanarak süreçler içerisinde insanların engagement’ının nasıl sağlanabileceği ile ilgili süreç tasarımları/uygulamalar/yöntemler geliştiriyoruz. Bu tasarımların temelinde de oyunlaştırma uzmanlığımız yatmaktadır.

Hedefler

Değişim süreci uzun ve zorlu bir süreçtir. Değişimin yol haritasını ilk paylaştığınız zaman oluşan heyecanı/motivasyonu süreç boyunca canlı tutmanız çok zordur. İnsan doğası gereği gelecek gerçekleşecek olaylar için motivasyonunu yüksek tutamaz. Bir şey ne kadar kısa zamanda gerçekleşirse o kadar iyidir.

Yol haritanızı belirlerken sürecinizi aynı oyunlarda olduğu gibi ulaşılacak küçük hedeflere bölebilirsiniz. Böylelikle hedefe ulaşma motivasyonunun kaybedilmesini engelleyebilirsiniz. Sürecinizin akışını (Flow Theory) doğru şekilde kurgulamak, engagement’ın sağlanması konusunda önemli bir adımdır.

Hatalar

Dönüşüm demek birçok kişinin daha önce hiç bilmediği/deneyimlemediği gri bir alana girmesi demektir. İlk defa girilen veya denenen yeni tecrübeler sırasında hatalar olağandır. Bu yüzden liderlerin dönüşüm sırasındaki hatalara biraz daha tolerans göstermesi gerekmektedir. Unutulmamalıdır ki liderler de dönüşüm sırasında yeni deneyimler tecrübe etmektedir.

Gerçekleşen veya gerçekleşebilecek hataların sürekli şekilde cezalandırılması insanların değişim önünde direnç göstermesine de sebep vermektedir. İnsanları konfor alanlarından çıkarabilmek için onları cesaretlendirmeniz gerekmektedir. Bunun için insanlara küçük adımlar attırarak küçük hatalar/yanlışlar yapabileceklerini göstermeniz gerekmektedir.

Oyunlar da olduğu gibi yapılan hatalara doğru şekilde geri bildirimler vererek insanların engagement’ını kaybetmeden ilerlemesini sağlayabilirsiniz.

Öğrenmenin ilk adımı hata yapmaktır. 🙂

Geri Bildirim

Yukarıda da belirttiğimiz gibi öğrenmenin ilk adımı hata yapmaktır. Fakat yaptığımız hatalardan öğrenebilmemiz için geri bildirimlere ihtiyacımız vardır. Bir davranışı yaptığımız zaman yaptığımızın doğru veya yanlış olduğunu aldığımız geri bildirimler sayesinde öğrenebiliriz.

Yapılan birçok araştırmaya göre geri bildirim eksikliği şirketlerdeki genel engagement sorunlarının başında gelmektedir. Dönüşüm sırasında geri bildirim eksikliği daha fazla hissedilmektedir.*

Yeni alanlar ve yeni iş yapış şekilleri keşfederken geri bildirim de motivasyonu korumak konusunda önemlidir. Oluşturacağınız basit başarılı geri bildirim sistemi ile çalışanların öğrenmelerine yardımcı olabilirsiniz.

Geri bildirim ile ilgili daha fazla bilgi edinmek için linkteki yazıya göz atabilirsiniz

Güven

Şirketlerin çoğunda çalışanlar şirkete, şirketlerde çalışanlarına güven duymamaktadır. Şirketler çoğu zaman çalışanlarının kendisini zor zamanlarda bırakıp gideceğine inanmaktadır. Aynı zamanda çalışanlarında zor zamanlarda şirketin kendisini işten çıkartacağı düşüncesi vardır. Pandemi ise şirket ve çalışan güveninin ne kadar önemli olduğunu bize gösterdi.

Dijital dönüşüm sırasında da şirketin (liderler veya yöneticiler) çalışanlarına güvenmemesi ve sürekli hata yapılacağını düşünmesi yüzünden şirket içerisinde sürekli bir güven eksikliği yaşanabilmektedir. 

Güven kaygısı yaşanan dönüşümlerde, liderler insanları mikro seviyede kontrol etmeye çalışabilir. Bu durum liderin büyük resme odaklanamamasına sebep olabilir. Bu nedenle liderler dönüşümde gerçekleşebilecek daha büyük problemleri gözden kaçırabilir. Ayrıca lider enerjisinin çoğunu mikro ölçekli yönetime ayırdığı zaman dönüşümü tamamlamak için gereken enerjisinin çoğunu tüketebilir.

Çalışan tarafında ise sürekli mikro seviyede kontrol edilmek bir süre sonra özgüvensizlik yaratır. Kişinin özgüveninin zedelenmesi sonucunda da kişi bu sefer dönüşümün kendisi için zararlı bir şey olduğu sonucuna varır. Sonuç olarak süreci yavaşlatmaya/engellemeye çalışıp konfor alanını sağlamlaştırma yoluna gider. 

Özgürleşen Ortam

Çalışanların dönüşüm sırasında belirli sınırlar dahilinde (kendini yöneten takımlar) serbest bırakılarak küçük hatalar yapabileceğini kabul etmek güven konusunda yaşayacağınız sorunların önüne geçmenize yardımcı olur. Dönüşümü yöneten liderler olarak “çalışanlara/takımlara özerklik verdim onlar artık kendileri yönetsin tüm hatalar onların sorumluluğunda beni ilgilendirmez” de diyemezsiniz. Takımlara özgür şekilde çalışabilecekleri alanları tanımladıktan sonra onların yaptıkları hatalardan öğrenmelerine yardımcı olmanız gerekmektedir. Bu yüzden güçlü geri bildirim sistemleri kurmanız gerekmektedir.

Oyunlar, oyunculara her zaman akışının içerisinde özgürce hareket edebilecekleri alanlar bırakır. Belirli bir çerçeve içerisinde hata yaparak öğrenmesine izin verir. Oyun içerisinde ilerledikçe oyuncuya tanınan özgürlük de genişler. (Oluşturacağınız çalışan/takım olgunlaşma modelinde oyunların bu özelliğinden faydalanabilirsiniz.)

Değişimi yöneten liderlerin de oyunlarda olduğu gibi çalışanların ilerleyişine (olgunluk seviyesine) göre genişleyen bir özgürlük çerçevesi içerisinde özerklik tanıması gerekmektedir.

Dönüşüm dijital olsun veya olmasın gerçekleştirebilmeniz için her zaman çalışan engagement’ına ihtiyacınız vardır. Çalışan engagement’ını sağlamak için de dönüşümün yol haritasını oluştururken, yol boyunca dönüşümün insanlar üzerindeki etkisi unutulmamalıdır.

*www.gallup.com/workplace/271184/effective-feedback-kind-ask.aspx

*www.gallup.com/workplace/267251/why-employees-fed-feedback.aspx

Kubilay Kecin
Oyunlaştırma Tasarımcısı ve Eğitmeni @BrandNewGame Turkey
Gönüllü @Gamification Turkey