İnsan Kaynaklarında Çevikliği Destekleyin – V

by kubilaykecin / Salı, 06 Ekim 2020 / Published in Posts

İnsan Kaynaklarında Çevikliği Destekleyin – V

Çevik (Agile) çalışma yönteminin en önemli yapı taşlarından bazılarının deneysellik (Empiricism) ve güçlü takımlar (cross-functional team) olduğundan önceki yazılarımızda bahsetmiştik.* Bu yazımızda ise takımlar arası yardımlaşma konusunda oyunlaştırmadan nasıl yararlanabileceğinizi paylaşacağız.

Agile çalışma yönteminde takım içi uyum ne kadar önemliyse, projeler büyüdükçe ve birden fazla takım aynı proje üzerinde çalışmaya başladığında takımlar arası yardımlaşma ve uyum da o kadar önem taşımaya başlamaktadır. Birbirinden kopuk çalışan veya aralarında yetersiz iletişim bulunan takımların birbirleri ile iletişimini farklı oyunlaştırma yöntemlerle geliştirebilirsiniz. Görselleştirme (Visualization) teknikleri kullanarak şeffaflığı nasıl geliştirebileceğinizden İnsan Kaynaklarında Çevikliği (Agile) Destekleyin – III başlıklı yazımızda bahsetmiştik. Şeffaflık ile sağlanan güçlü iletişim takımların daha uyumlu şekilde çalışmasını sağlar. Fakat takımları birbirlerine destek olma konusunda biraz daha cesaretlendirmeniz gerekebilir.

Genelde insanlar zorlandıkları veya yapamadıkları konularda destek istemekten çekinirler. Çünkü kişi destek istediği zaman karşı taraftaki kişinin kendisini yetersiz göreceğini düşünür. Bu yüzden yardım istemeye pek fazla yanaşmaz. İlk başlarda kuracağınız takımlar arası yardımlaşma sisteminin anonim olması faydalı olacaktır.

Destek Duvarı

Organizasyon içerisinde anonim bir yardımlaşma hattı kurabilirsiniz. Departman içerisinde görevlendireceğiniz kişi veya kişiler ile destek hattını yönetebilirsiniz.

İlk yapmanız gereken bütün takımların/çalışanların ulaşabileceği ve görebileceği bir “destek duvarı” oluşturmaktır. Uzaktan çalışma döneminde oluşturacağınız destek duvarının dijital olmasında yarar var. Yardım duvarının amacı şirket içerisindeki destek istenilen konuların hepsini bir alanda toplanmasını sağlamaktır.

Destek duvarını yönetmekle sorumlu kişinin görevi yardım istenilen konuları anonim olarak duvara yazmak olacaktır. Bir takımın veya çalışanın herhangi bir konuda desteğe ihtiyacı olduğu zaman, yardım duvarı sorumlularına ulaşabileceği mail veya farklı bir iletişim kanalı belirlemeniz gerekmektedir. İletişim kanalında hangi konuda desteğe ihtiyacı olduğunu ileten kişilerin de ilk başta anonim kalması insanların yardım isteme oranını arttıracaktır.

Nasıl Çalışır?

Yardım duvarı sorumluları, kendilerine gelen problemleri herkesin görebileceği destek duvarına kimden geldiğini belirtmeden (sorumlular kişiyi biliyorsa) duvara yazmaları gerekmektedir.

Destek istenen konunun tüm şirket tarafından görülebilecek bir alana taşınmasının amacı, herkes tarafından görülmesini sağlamak ve diğer kişilerin konunun nasıl çözüleceğine dair fikirlerini toplamaktadır.

Destek duvarına daha fazla çözüm yazılmasını sağlamak için de oyunlaştırmadan yararlanabilirsiniz. İnsanların destek istediği konuları paylaşmasında da farklı oyunlaştırma projeleri kullanabilirsiniz. Yazımızın sonunda ona da kısaca değineceğiz.

Çözüm önerisi yapan kişilerin anonim olmasına gerek yoktur. Hatta çözümün kimden geldiğini herkes tarafından bilinmesi daha faydalı olacaktır. Böylelikle kişiye tüm şirket tarafından onaylanabilmesini sağlayan bir “statü” ödülü kazanma şansı sunmuş olursunuz.

Ödüllendirme

Zamanını ayırarak bir arkadaşına destek olup en çok puan/beğeni toplayan kişiye destek olma sırası kurumdadır. Oluşturacağınız sistemde 10 sorunla ilgili en iyi çözüm sunan kişilere kurum olarak kişinin gerçekleştirmek istediği bir girişime (start-up) destek olabilirsiniz. Böylelikle kurum içi girişimciliği (inovasyonu) arttırma fırsatı da yakalamış olursunuz.

Organizasyonunuza uygun şekilde farklı ödüller de belirleyebilirsiniz. Çözüm önerisine gelen her beğeni 100 X olabilir. Kişi topladığı 100 X’ler ile gerçekleştirmek istediği farklı bir girişim için kaynak oluşturabilir. (Örnek: 100 X’e 1 ay boyunca her hafta zamanını %20’si kendi girişimine harcama hakkı. 150 X’e 1 ay boyunca şirket içi bir arkadaşı ile zamanın %15’i kendi girişimine harca hakkı. 400 X’e girişim fikrini CEO’a sunmak vb.) Böylelikle bir kişinin sorununu çözmesine yardımcı olursunuz. Aynı zamanda sorunu çözen kişinin de girişimini gerçekleştirmesine destek sağlarsınız.

Kuracağınız sistemde yardım isteyen kişi anonim değilse 20 X vererek yardım istemesini cesaretlendirebilirsiniz.

Not: Burada verilen sayılar örnek olarak verilmiştir. Kurumunuzdaki kişi sayısına ve kültürüne göre farklı sayılar kullanabilirsiniz.

Yaşanan sorun karşısında yardım isteme konusunda önemli olan, yardım isteyen kişinin sosyal olarak baskı hissetmemesidir. Bu yüzden kişiyi anonim tutmak faydalı olacaktır. Ek olarak arkadaşına yardım eden kişileride organizasyon olarak destek olmanız gerekmektedir. Böylelikle organizasyon içi yardımlaşma kültürünü ufakta olsa geliştirebilirsiniz.

Bu sistemi kurmak için Excel, Mural ve Muro gibi farklı araçlardan yararlanabilirsiniz. Bununla ilgili örnek görselleri yazının sonunda bulabilirsiniz.

Oyunlaştırma fikrini, şirkette test edebileceğiniz hedef kitle belirleyip önce küçük testler yapmanız faydalı olacaktır. Böylelikle alacağınız geri bildirimlerle projenizi daha sağlam bir şekilde geliştirebilirsiniz.

Farklı araçlar ile bu sistemi kurmak için herhangi bir konuda fikir danışmak isterseniz aşağıdaki mail adreslerinden bize ulaşabilirsiniz.

Agile-Destekleyin-Mural