Geri Bildirim ve Çalışan Engagement’ı

Birçok organizasyon uzun sürelerdir şirket içi çalışan engagement’ı arttırmaya yönelik farklı projeler/süreçler oluşturup hayata geçiriyor. Fakat bu çalışmaların sonucunda istenilen başarıyı elde etme oranları çok yüksek gözükmüyor.

Farklı kaynaklar tarafından yapılan birçok araştırma çalışanların %80 – %85’inin işlerine engage olmadığını göstermektedir. Gallup tarafından yapılan başka bir araştırmaya göre çalışanların %18’i de disengage durumunda. (State of the Global Workplace in 2017)

Çeşitli araştırmalar bize gösteriyor ki çalışan engagement’ı düşük olduğu zaman organizasyonun “üretkenliği, karlılığı, ürün/hizmet kalitesi düşüş gösterirken turnover oranları da” yükseliyor. 

Yaşadığımız pandemi dönemi çoğumuz için zorlu bir dönemdi. Pandemi sonrası ise yeni normallere alışma sürecimiz de kolay geçmiyor. Pandemi sürecinde ve sonrasında şirketler çalışanlarına süreci daha kolay atlatabilmesi için yardımcı olacak çeşitli uygulamalar/yöntemler deniyor.

Çalışan Engagement’ı

Yaşadığımız pandemi sürecinde ise çalışan engagement’ı daha da önem kazanmış durumda. Bu durum karşısında bazı şirketler bu süreci iyi yönetebilirken bazı şirketler süreci yönetmekte zorluk yaşıyor. Çalışan engagement’ını düşük olmasına etki eden birçok faktör vardır. Engagement’ı etkileyen en önemli etkenlerden biri de geri bildirimlerdir.

Burada bahsettiğimiz geri bildirim sadece yönetimden veya iş arkadaşından aldığın geri bildirim değildir. Yapılan işe, sunulan hizmete veya son kullanıcılar tarafından verilen geri bildirimler de dahildir.

Türkiye’de geri bildirim konusu genellikle istenmeyen, olumsuz veya yanlış bir hareket yapıldığında paylaşılan bilgi gibi algılanmaktadır. İyi yapılan bir iş sonrası veya üzerinden gelinen bir zorluktan sonra da kişinin çabası ve emeğini tebrik etmek de geri bildirimdir.

Sadece olumsuz geri bildirim verilmesi, sağlıklı olmayan geri bildirim sistemine sahip olduğuna bir işarettir. Bu durum da şirket içi çalışan engagement’ını etkilemektedir. 

Oyunlarda Geri Bildirim Sistemi

Oyunlar ise geri bildirimi hızlı ve doğru şekilde kullanan yapılardır. Oyunların geri bildirim yapısından kısaca bahsetmek gerekirse;

• Oyunlarda geri bildirim açık ve şeffaftır. Hangi aksiyona/harekete karşı verildiği açıktır. Bu yüzden kafa karışıklığı oluşturmaz.
• Oyunlarda da şirket gibi birçok farklı aksiyon ve seçenekler vardır. Oyun oyuncuya sadece seçtiği yol veya yaptığı aksiyon ile ilgili yeterli miktarda geri bildirim verir. Oyuncuları bilgi bombardımanına tutarak kafa karışıklığı oluşturmaz.
• Oyunlarda geri bildirim anlıktır/hızlıdır ve anlaşılması kolaydır. Doğru zamanda yeterli miktarda geri bildirim verir. 
• Oyunlarda geri bildirim sadece olumsuz değildir. Ayrıca olumlu geri bildirimlerde vardır.

Oyunlardaki geri bildirim sistemi ile ilgili daha detaylı bilgi almak için Geri Bildirim Kültürü başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.

Geri bildirim bizlerin (insanların) doğru şekilde hareket edebilmesi için olmazsa olmaz yapı taşımızdır. Sporda yaptığınız bir hareket sonucu belinizin ağrıması da bir geri bildirimken, yemek yedikten sonra karnımızın ağrıması da bizim için olumsuz bir geri bildirimdir. 

Geri bildirim yaşamımızın bu kadar ayrılmaz bir parçası iken çalışma dünyasında sürekli arka planda tutulması istenmeyen olumsuz sonuçlara yol açmaktadır.

Kurumların sürdürülebilirliklerini korumak için geri bildirim kültürü hayati önem taşımaktadır.

BrandNewGame Turkey olarak organizasyonların sağlıklı geri bildirim süreçleri kurarak çalışan engagement’ını arttırma sürecine yardımcı oluyoruz.

Nasıl Arttırılır?

Organizasyonlarda oluşturulacak başarılı geri bildirim kültürü için izlediğimiz yol aşağıdaki gibidir;

Farklı Departmanlardan Ekip Kurma

Sağlıklı bir geri bildirim kültürü oluşturmak için yapılacak çalışmaya/oluşturulacak sürece şirketin farklı departmanlarından oluşan bir ekip oluşturmak faydalı olacaktır. Çünkü geri bildirim kültürü sadece bir departmanda/takımda olduğu takdirde bütün kurumda sağlıklı bir geri bildirim süreci oluşturulamayabilir. 

Problem Analiz Aşaması

Oluşturulan ekip ile birlikte sağlıklı geri bildirim kültürünün oluşmasının önündeki engelleri belirliyoruz. Hangi aksiyonlar ve/veya davranışlar gerçekleştiriliyor ki geri bildirim kültürü oluşmuyor. Böylelikle geri bildirim sistemini oluşturmak için hangi engelleri (challenge) aşmamız gerektiğini tespit ediyoruz.

Mikro Davranış Tespiti (Probleme deep dive)

Ana sorunu tespit ettikten sonra aksiyon ve/veya davranışı derinlemesine inceleyerek altında yatan mikro davranış/davranışları belirliyoruz. Yani insanlar hangi davranışı sergilediği için geri bildirim kültüründe bir sorun yaşanıyor. 

Yol Haritası Oluşturma

Geri bildirim kültürü oluştururken süreç boyunca ekip ile birlikte izleyeceğimiz yol haritasını oluşturuyoruz. Yol haritasını oluştururken süreç boyunca bağlı kalacağımız değerlerimizi, vizyonumuzu ve misyonumuzu belirliyoruz. 

Organizasyonla birlikte gerçekleştirilen ilk 4 adım, sürecin doğru şekilde ilerleyebilmesini sağlaması için gerçekleştirilen analiz evresi olarak düşünebilirsiniz. 

Pilot Çalışma

Yol haritamızı belirledikten sonra geri bildirim kültürünü yaymak için oluşturulan ekip ile beraber pilot çalışmalara başlayacağımız yeri belirliyoruz. 

Pilot çalışma sırasında önceden yapılan analiz verilerinin doğruluğunu test ediyoruz. Böylelikle doğru bir süreç tasarlayıp tasarlamadığımız konusunda hızlı geri bildirimler toplayabiliyoruz.

Geri bildirim kültürünü oluştururken amaçladığımız bir uygulama yapmak değil, ihtiyacı doğru tespit ederek geri bildirim sürecini en uygun şekilde oluşturmak/tasarlamaktır. (İhtiyacın gerekliliğine göre uygulama da (dijital/analog) geliştirilebilir. Önemli olan ihtiyacın doğru tespit edilmesidir.)

Hedefimiz geri bildirim akışını oluşturmaktır. 

Geri Bildirim Kültürünün Yaygınlaşması

Geri bildirim kültürü oluşturulacak doğru ihtiyaç tespit edildikten sonra başladığımız pilot projeyi adım adım şirketin bütün departmanlarına/bölümlerine yaymaya başlıyoruz. 

Oluşturduğumuz ana çerçeve departmanların yaptıkları iş ve ihtiyaçları bazında küçük değişikliklere ihtiyaç duyabilir. Bu yüzden ana çerçeveye ve yol haritamıza (değerlerimize) bağlı kalarak ihtiyaca göre süreci/tasarımı geliştiriyoruz.

Koçluk

Geri bildirim kültürünü yaygınlaştırdıktan sonra BrandNewGame ekibi olarak süreç yönetimini ilk başta oluşturduğumuz takıma bırakarak, takıma ihtiyaçları doğrultusunda koçluk yaparak şirkette geri bildirim kültürü için ihtiyaç duyulan yetkinlik sahibi kişileri destekliyoruz.

Organizasyonundaki çalışan engagement’ını artırmak ve sürdürebilirliğinizi korumak için geri bildirim kültürünü yeniden oluşturabilirsiniz.

Kubilay Kecin
Oyunlaştırma Tasarımcısı ve Eğitmeni @BrandNewGame Turkey
Gönüllü @Gamification Turkey